«La médiation», qu’elle soit judiciaire, conventionnelle ou de projet, est un processus volontaire et coopératif qui repose sur la responsabilité et l’autonomie des Parties lesquelles entreprennent au moyen d’échanges confidentiels, avec l’aide d’un ou plusieurs tiers, le(s) Médiateur(s), d’établir ou de rétablir des liens, de prévenir, ou de régler à l’amiable  un conflit.

Le Médiateur, tiers indépendant, neutre et impartial, formé à «la médiation», sans pouvoir de décision, favorise l’écoute mutuelle et le dialogue des Parties à «la médiation».

«La médiation» peut avoir lieu dans un cadre :

• Conventionnel :
  • sur simple demande d’une ou plusieurs personnes, parties à un conflit, agissant individuellement ou conjointement, spontanément ou en application d’une clause contractuelle de médiation ;

• pour accompagner la mise en place d’un projet collectif ou chercher à améliorer ledit projet ;

• Judiciaire, à la demande d’une juridiction, avec l’accord des Parties, en cours de procédure ou après jugement ;

Les médiations ci-dessus mentionnées seront désignées ci-après comme « la médiation » ou ensemble « les médiations » auxquelles s’applique le présent Règlement de médiation (ci-après «le règlement»).

La COMPAGNIE DES MEDIATEURS en Bourgogne Franche Comté et d’ailleurs (ci-après la Compagnie des Médiateurs) est une association régie par la loi du 1^er juillet 1901 et les dispositions légales et réglementaires applicables à «la médiation». Elle offre des services de médiation dédiés à la résolution amiable des conflits de toute nature ainsi qu’à l’accompagnement ou l’amélioration de tout projet collectif. Elle privilégie le consensualisme (allant du libre choix du médiateur aux solutions trouvées par les Parties), la célérité du processus et l’accompagnement des Parties et des médiateurs œuvrant en son sein.

Elle est inscrite sur la liste des centres de médiation de la Cour d’Appel de DIJON.

Le présent Règlement a pour objet de :

• définir le cadre dans lequel se déroule le processus « des médiations »,
• d’informer les Parties de leurs droits et obligations dans le cadre de ce processus et du rôle du médiateur.

Il s’applique lorsque des personnes morales et/ou physiques (ci-après «les Parties») sont convenues de soumettre leur(s) différend(s) ou leurs projets, présent(s) ou à venir, à une médiation menée sous l’égide de la Compagnie des Médiateurs ou d’un des Médiateurs membre actif de la Compagnie des Médiateurs.

Toute médiation menée sous l’égide de la Compagnie des Médiateurs ou par un membre actif de la Compagnie est soumise au présent Règlement et emporte adhésion de toutes les Parties à celui-ci.

Une médiation peut être mise en œuvre sous l’égide de la Compagnie des médiateurs :

• lorsque les Parties à un différend ou à un projet collectif en sont convenues par accord ;
• lorsque les Parties à un différend en sont convenues en vertu d’une clause contractuelle de médiation ;
• à la suite d’une décision judiciaire, administrative ou arbitrale ;
• lorsqu’une ou plusieurs parties à un différend ont transmis à la Compagnie des Médiateurs une «demande de médiation» et la ou les autres Parties audit différend l’ont acceptée.

Le ou les Médiateurs désignés sont tous choisis parmi la liste des Médiateurs de la Compagnie des Médiateurs, lesquels sont membres actifs de la Compagnie des Médiateurs. La Compagnie des Médiateurs peut recommander la Co médiation par deux Médiateurs lorsqu’elle l’estime opportune.

La Compagnie des Médiateurs a seule autorité pour administrer toute médiation menée sous son égide laquelle est soumise au présent Règlement.

Lorsque les Parties sont convenues de soumettre  le règlement de leur différend ou l’accompagnement de leur projet collectif au présent Règlement, une ou plusieurs d’entre elles  déposent auprès de la Compagnie des médiateurs une «demande de médiation» écrite (la «demande de médiation») comportant :

1. Les noms, prénoms, adresses, numéros de téléphone, adresses électroniques et autres coordonnées des Parties, l’identité des personnes dûment habilitées à les représenter dans «la médiation» envisagée et, le cas échéant, les noms, adresses, numéros de téléphone, adresses électroniques et autres coordonnées de leur(s) conseil (s) ;

• Copie de tout document ou extrait de document matérialisant le consentement des Parties, signé par des personnes dument habilitées à soumettre le règlement de leur différend au présent Règlement et, le cas échéant leur accord sur l’identité d’un ou plusieurs Médiateurs membre actif de la Compagnie des Médiateurs ;

La Compagnie des Médiateurs  :

• accuse réception de la « »demande de médiation» »,
• transmet aux Parties les coordonnées du Médiateur désigné ou choisi.

Lorsque les Parties ont fait choix d’un Médiateur, la Compagnie des Médiateurs recueille son accord pour prendre en charge «la médiation».

Le Médiateur désigné ou choisi leur transmet une «Convention de participation» à la médiation.

A défaut d’accord préalable des Parties pour soumettre leur différend au présent Règlement, toute Partie souhaitant proposer à une autre de soumettre leur différend au présent Règlement peut le faire en transmettant à la Compagnie des Médiateurs une « demande de médiation » contenant les informations requises à l’article 3-1, § a) ci-dessus.

La Compagnie des Médiateurs :

• accuse réception de la »demande de médiation»
• informe l’auteur de la demande qu’elle la porte à la connaissance des autres Parties.

La Compagnie des Médiateurs informe promptement toutes les autres Parties au différend de l’existence de la »demande de médiation». Celles-ci disposent d’un délai préalablement fixé par la Compagnie des Médiateurs pour accepter ou refuser le principe d’une médiation soumise au présent Règlement.

Si toutes les Parties consentent à soumettre leur différend au présent Règlement, la Compagnie des Médiateurs les informe par écrit et leur transmet via le médiateur désigné une «Convention de participation» à «la médiation».

Lorsque les Parties ne parviennent pas à trouver un accord de principe pour soumettre leur différend au présent Règlement dans le délai fixé, la Compagnie des Médiateurs informe par écrit toutes les Parties de l’absence d’accord sur sa saisine et clôt le dossier.

Le Médiateur choisi par les Parties à «la médiation» ou, à défaut désigné par la Compagnie des Médiateurs transmet sans délai aux Parties la «Convention de participation» à «la médiation» comportant :

• Le déroulement, les premiers éléments de calendrier et les étapes du processus de médiation;

• Le cas échéant, la durée de «la médiation», prorogeable si nécessaire et de celle des rendez-vous de médiation ;

• La possibilité d’échanges de documents ;

• Le lieu de tenue de la médiation, et/ou éventuellement une proposition logistique incluant la possibilité de recourir à des outils permettant la tenue de réunion à distance ;

• Le cas échéant si nécessaire, la possibilité recourir à un ou plusieurs sachants/experts susceptibles d’assister le Médiateur;

• Un engagement de confidentialité ;

• Une information sur les frais et honoraires relatifs à «la médiation» et le montant de la provision à verser directement au Médiateur.

Dans le délai imparti, chaque Partie retourne la «Convention de participation» régularisée au Médiateur et s’acquitte auprès de lui du montant de la provision sollicitée.

Alors seulement, «la médiation» peut débuter.

A défaut, le Médiateur informe toutes les Parties de l’absence d’accord sur la «Convention de participation» et clôt le dossier.

Le Médiateur propose un lieu pour toute réunion devant se tenir en la présence physique du Médiateur et des Parties.

Cette proposition doit recueillir l’accord des Parties.

La Compagnie des Médiateurs propose aux Parties un ou plusieurs Médiateurs.

Ces propositions doivent recueillir l’accord des Parties.

Lorsque le Médiateur est directement choisi par les Parties, la Compagnie des Médiateurs recueille l’accord du Médiateur.

Le Médiateur agit dans le cadre de la loi et du respect des Parties.

Le Médiateur maintient sa position de tiers, neutre et impartial et vérifie, en permanence, que les conditions éthiques et déontologiques notamment celles fixées par le présent Règlement sont respectées tout au long de la médiation.

En cas de difficulté, le Médiateur peut,  dans le respect des obligations de confidentialité,  consulter le Bureau de la Compagnie des Médiateurs avant d’aviser les Parties de la suite à donner à la médiation.

Le Médiateur doit être totalement indépendant de chacune des Parties.

L’issue du litige ou du différend qui lui est soumis en médiation ne peut en rien affecter ses intérêts, en dehors de l’honoraire sur sa prestation de médiation.

Le Médiateur doit en toutes circonstances être détaché de toute pression intérieure et/ou extérieure à «la médiation». Le Médiateur s’engage notamment à refuser, suspendre ou interrompre la médiation à chaque fois que les conditions de cette indépendance ne seront plus réunies et le cas échéant, à saisir le bureau de la  Compagnie des Médiateurs en cas de difficulté. 

Le Médiateur assure sa mission en totale indépendance à l’égard de la Compagnie des Médiateurs et de ses instances. 

Le Médiateur doit informer le bureau de la Compagnie des Médiateurs et les Parties, de toutes circonstances de nature à affecter son indépendance ou entraîner un conflit d’intérêts.

L’action du Médiateur doit en permanence être impartiale. Elle doit être vue comme telle par les Parties.

Le Médiateur s’oblige à ne pas prendre parti ni privilégier l’une ou l’autre des Parties. Il s’interdit d’accepter une médiation avec des Parties avec lesquelles il a des liens d’ordre privé, professionnel, économique, de conseil ou autre.

Le Médiateur s’interdit d’avoir un intérêt financier direct ou indirect dans l’issue de «la médiation» autre que la rémunération de sa prestation.

Le Médiateur accompagne les Parties dans leurs propositions sans agir en leur lieu et place.

Il n’a pas à émettre d’avis, de recommandations ou de propositions de solutions au conflit, sauf lorsque les Parties  le sollicitent à cet égard.

Le Médiateur ne peut être ni arbitre ni conseil des Parties.

Il doit mettre fin à «la médiation» lorsque la situation ou la demande ne relève pas ou plus de «la médiation».

Sauf accord contraire des parties, tout ce qui est dit, écrit ou fait au cours de « la médiation » (entretiens, notes, échanges, etc.) est confidentiel.

La Compagnie des Médiateurs, le Médiateur et les Parties sont ainsi tenus, sauf accord contraire des parties,  à la confidentialité la plus stricte, qu’il s’agisse du contenu, ou de tout autre aspect de «la médiation».

A l’exception de la médiation judiciaire, la confidentialité peut porter sur l’existence même de «la médiation» si les Parties le souhaitent.

Sauf accord contraire des parties, la confidentialité s’étend aux pièces élaborées dans le cadre de «la médiation» et de sa préparation. La confidentialité ne porte pas sur les pièces simplement produites par une partie au cours de la médiation.

La Compagnie des Médiateurs, le Médiateur tout autant que les Parties ne pourront rapporter ni à des tiers, ni dans le cadre d’un procès :

• les propos qui auront été tenus,
• les documents élaborés à l’occasion de «la médiation», sauf s’ils ont un caractère de document public,
• et les propositions qui auront été faites au cours de «la médiation».

Aucune information divulguée à titre confidentiel au Médiateur par une des Parties ne peut être communiquée aux autres Parties sans leur autorisation.

L’accord de médiation est confidentiel sauf si :

• les Parties en décident autrement,
• les conditions dans lesquelles la loi autorise la levée de la confidentialité sont réunies .

Les échanges, informations et documents transmis entre le Médiateur et la Compagnie des Médiateurs sont également couverts par l’obligation de confidentialité.

Le Médiateur agit comme facilitateur auprès des Parties : 

Il les aide à dialoguer, à rapprocher leurs points de vue, à négocier et à rechercher une solution entre eux, sans pouvoir les y contraindre, en vue de la conclusion d’un accord emportant si possible la fin du différend. 

Le Médiateur n’est investi d’aucune autorité autre que celle résultant de la confiance que les Parties lui témoignent. 

Le Médiateur et les Parties se rapprochent dans les meilleurs délais afin de convenir de la manière dont «la médiation» sera conduite. A l’issue de leurs premiers échanges, le Médiateur peut transmettre aux Parties par écrit une feuille de route comportant notamment un calendrier des différentes étapes à prévoir lors de «la médiation». 

S’il l’estime utile, et à tout moment, le Médiateur peut entendre les Parties séparément dans le cadre d’apartés confidentiels.

Le Médiateur veille à :

• la célérité du déroulement de «la médiation»
• assurer un équilibre de traitement de toutes les Parties
• faire respecter la confidentialité de «la médiation».

Les Parties s’engagent, entre elles et avec le Médiateur, à interagir activement, de bonne foi et dans un esprit collaboratif, tout au long de «la médiation».

Le Bureau de la Compagnie des Médiateurs peut être saisi par le Médiateur ou par les Parties de toute difficulté déontologique, juridique ou éthique susceptible d’apparaître au cours de «la médiation» ou à l’issue de celle-ci lorsque la difficulté est directement liée à «la médiation». Cette saisine demeure soumise au principe de confidentialité qui s’impose aux Parties, au Médiateur et aux membres du bureau.

La durée de «la médiation» doit correspondre à l’impératif de célérité et demeurer raisonnable.

«La médiation» prend fin par la confirmation écrite par le Médiateur aux Parties, de la fin de «la médiation».

La fin de «la médiation» est constatée lors de la survenance du premier des évènements suivants :

1. Par la conclusion d’un accord partiel ou total entre les Parties,
2. A l’initiative de l’une ou l’autre des Parties souhaitant y mettre fin en prévenant respectueusement toutes les Parties ainsi que le Médiateur. La Partie qui souhaite voir cesser «la médiation» n’a pas à motiver sa décision,
3. A l’initiative du Médiateur si l’issue favorable de «la médiation» lui paraît impossible ou si les conditions du processus de médiation ne lui paraissent plus remplies.

S’il le juge utile, le Médiateur réunit les Parties pour une réunion de clôture de «la médiation» et informe celles-ci de la possibilité, pour elles, de saisir à nouveau et le cas échéant la Compagnie des Médiateurs d’une demande de reprise de médiation.

Le Médiateur informe dans les meilleurs délais la Compagnie des Médiateurs de l’issue de «la médiation».

Si, au cours de «la médiation», le Médiateur s’estime dans l’impossibilité de poursuivre sa mission, il doit la suspendre et en informer par écrit à bref délai le bureau de la Compagnie des Médiateurs ainsi que les Parties.

La Compagnie des Médiateurs transmet aux Parties l’identité d’un ou plusieurs Médiateurs susceptibles de remplacer le Médiateur initialement désigné si la médiation doit être poursuivie.

Dans un délai préalablement fixé par la Compagnie des Médiateurs, les Parties informent la Compagnie des Médiateurs si la proposition recueille leur accord.

A défaut, la Compagnie des Médiateurs informe par écrit toutes les Parties l’impossibilité de poursuivre «la médiation» et clôt le dossier.

Le Médiateur facture aux Parties à «la médiation» l’ensemble des frais et coûts inhérents à celle-ci.

Les frais et honoraires à devoir par les Parties au Médiateur sont exposés dans la «Convention de participation» acceptée par les Parties.

Celle-ci peut prévoir le versement par les Parties d’une ou plusieurs provisions couvrant les frais inhérents à «la médiation» et à sa logistique, les honoraires et frais du Médiateur, ainsi que, le cas échéant, ceux du ou des experts appelés à intervenir conformément à la »Convention de participation» acceptée par les Parties. 

En cas de non-paiement d’une échéance, le Médiateur peut suspendre «la médiation» ou y mettre fin.

Par principe, les frais, honoraires et provisions demandés et tous les coûts fixés sont supportés à parts égales par les Parties, sauf si elles en sont convenues autrement par écrit.

Toutes les autres dépenses d’une Partie restent à sa charge, à moins que les Parties n’en conviennent autrement. 

La «demande de médiation» et ses suites sont traitées conformément à la version du présent Règlement en vigueur au jour de son introduction.

«La médiation» est conduite conformément à la version du présent Règlement en vigueur au jour de l’acceptation par les Parties de la »Convention de participation».

Dans tous les cas non visés expressément au présent Règlement, la Compagnie des Médiateurs et le Médiateur procèdent en s’inspirant dudit Règlement sous l’égide du  Bureau de la Compagnie des Médiateurs.